Potni nalogi
Celovit nadzor nad službenimi potmi – od odhoda do obračuna
Potni nalog v sistemu eTM omogoča enostavno, digitalno in sledljivo upravljanje vseh službenih poti. Uporabnikom ponuja pregledno izpolnjevanje, samodejen obračun stroškov in digitalno potrditev brez potrebe po papirni dokumentaciji.
Načini nastanka potnega naloga
-
Ročno Zaposleni lahko potni nalog vnese ročno, kadar to želi ali kadar preostali postopki niso bili izvedeni.
-
Preko dovolilnice Če zaposleni že vnaprej napove službeno pot, se ob potrditvi samodejno ustvari ustrezen potni nalog.
-
Preko dogodka “službena pot” Če je v evidenci prisotnosti zabeležen dogodek službene poti, se na njegovi podlagi tvori potni nalog.
-
Rezervacija vozila V sistemu je možno glede na razpoložljivost in pravice rezervirati vozilo
-
Iz prevzema ali oddaje vozila (mobilna aplikacija) Ko zaposleni prevzame vozilo preko aplikacije, se samodejno pripravi osnutek potnega naloga.
-
Na podlagi GPS sledenja vozila Če ima podjetje v vozilu vgrajen sledilni sistem, se potni nalog oblikuje samodejno glede na dejansko opravljeno relacijo in prevožene kilometre.
Vsebina in vnos podatkov
V samem obrazcu najprej določimo datum potnega naloga, izberemo ali gre za pot po odredbi in določimo prevozno sredstvo. Če potni nalog vnašamo za nazaj, lahko vpišemo tudi stanje števca. Poleg tega se vnese predviden čas odhoda in prihoda ter stroškovno mesto, na katerega se nalog veže.
Večina teh podatkov je že predizpolnjenih iz podakotv dovolinice ali prevzema povzila preko mobilne naprave.
💰 Urejanje in dodajanje stroškov
Potni nalog vključuje tudi tabelo stroškov, kjer se vnašajo vsi dejanski stroški službene poti. Z uporabo šifranta stroškov lahko enostavno izberemo, ali gre za kilometrino, dnevnice, ostale stroške ali parkirnino. Vnos je preprost, zneski se lahko vnašajo ročno ali pa jih sistem izračuna samodejno glede na parametre (strošek goriva,…).
🍽️ Kalkulator dnevnic
Za izračun dnevnic je vključen tudi napreden kalkulator, ki glede na trajanje službene poti samodejno določi upravičenost do vrste dnevnice – polna dnevnica, znižana ali nad 12 ur. Uporabnik lahko v obrazcu označi tudi, ali je med potjo prejel določene obroke (zajtrk, kosilo, večerja), kar sistem upošteva pri končnem znesku.
🛣️ Načrtovalnik poti
Sistem vključuje vgrajen načrtovalnik poti, ki omogoča, da uporabnik preprosto vnese začetno in končno točko poti, nato pa sistem sam izračuna razdaljo in vrednost kilometrine. Ta funkcionalnost zmanjšuje ročne napake in poenostavi postopek za zaposlene.
Kako poteka podpisovanje elektronskega potnega naloga?
Izpolnitev in oddaja potnega naloga
Zaposleni izpolni potni nalog in ga odda v sistem. Podpisnik se določi avtomatsko glede na pravila podjetja ali pa ga zaposleni izbere ročno.
Podpisovanje dokumenta
Potni nalog prejmejo določeni podpisniki, ki ga potrdijo elektronsko – zaporedno ali vzporedno. Vsak podpis se shrani v sistem z datumom, uro in podpisnikom.
Potni nalog je podpisan
Ko je potni nalog podpisan, se vse spremembe samodejno zapišejo v sistem. Zaposleni prejme obvestilo (prek e-pošte in telefona), dokument pa se shrani v arhiv in je vedno dostopen.