Elektronski dokumenti

Enostavno upravljanje odsotnosti, izhodov in drugih dokumentov– brez papirja, hitro in sledljivo.

Pregled dokumentov
Najava dopusta
Kompenzacijski izhod
Urejanje dneva
Odbobritev nadurnega dela
Primer podpisovanja dokumenta

Sistem eTM omogoča enostavno upravljanje kadrovskih postopkov z uporabo elektronskih obrazcev – za odsotnosti, dovolilnice, poročila in druge delovne procese. Vse poteka digitalno, z avtomatskimi obvestili in podporo elektronskemu podpisovanju.

Prednosti elektronskih dokumentov v eTM:

  • Hitrost in enostavnost Izpolnjevanje in podpisovanje potekata v nekaj klikih, brez tiskanja ali skeniranja.
  • Samodejna obvestila Nadrejeni in zaposleni so obveščeni takoj – po e-pošti in v mobilni aplikaciji.
  • Digitalni podpis Brez papirja in fizične prisotnosti – podpisovanje kjerkoli, kadarkoli.
  • Popolna sledljivost Vsak korak je zabeležen – kdo je kaj podpisal, kdaj in s katerimi spremembami.
  • Prilagodljivost Obrazce lahko popolnoma prilagodimo vašim internim postopkom in obrazcem.

Vrste elektronskih dokumentov

  • Najava odsotnosti Zaposleni odda zahtevek za odsotnost (dopust, bolniška, delo od doma), ki se po potrditvi avtomatsko zabeleži v evidenco prisotnosti.
  • Dovolilnica Zaposleni zaprosi za dovoljenje za službeni izhod, službeno pot ali kompenzacijski odhod, z možnostjo vnosa dodatnih podatkov o poti.
  • Urejanje dneva Zaposleni popravi ali dopolni manjkajoče dogodke za določen dan, kot so prihod, odhod ali delo od doma, da se evidenca uskladi z dejanskim stanjem.
  • Obvestilo nadrejenemu Zaposleni pošlje formalno obvestilo nadrejenemu o situaciji, kot je zamuda, bolezen ali osebna prošnja, brez vpliva na evidenco ur.
  • Najava dela preko polnega delovnega časa Zaposleni najavi, da bo opravil nadurno delo ali koristil nabrane ure, kar omogoča nadrejenemu pravočasno potrditev in spremljanje.

Kako poteka podpisovanje elektronskega dokumenta?

Izpolnitev in oddaja dokumenta

Zaposleni izpolni obrazec (npr. dopust, dovolilnico, nadure) in ga odda v sistem. Podpisnik se določi avtomatsko glede na pravila podjetja ali pa ga zaposleni izbere ročno.

KORAK 1

Podpisovanje dokumenta

Dokument prejmejo določeni podpisniki, ki ga potrdijo elektronsko – zaporedno ali vzporedno. Vsak podpis se shrani v sistem z datumom, uro in podpisnikom.

KORAK 2

Dokument je podpisan

Ko je dokument podpisan, se vse spremembe samodejno zapišejo v sistem. Zaposleni prejme obvestilo (prek e-pošte in telefona), dokument pa se shrani v arhiv in je vedno dostopen.

KORAK 3

Možnosti prilagoditve obrazcev in priloge

⚙️ Možnosti prilagoditve obrazcev

Obrazce v sistemu eTM lahko popolnoma prilagodimo vašim obstoječim internim obrazcem. Sistem omogoča, da elektronski obrazci odražajo vaš način dela in vključujejo vnosna polja, ki jih dejansko uporabljate v vsakodnevnih postopkih. Tako je mogoče dodati polja za namembni kraj potovanja, ime organizatorja, vrsto prevoza (službeno vozilo, lastno vozilo, javni prevoz) ter podatke o stroških, kot so kotizacije, nočitve ali drugi izdatki. Dodamo lahko tudi interno referenčno številko in omogočimo povezavo z določenim projektom ali stroškovnim mestom.

📎Priloge dokumetov

Vsi obrazci omogočajo nalaganje prilog, kot so potni nalogi, zdravniška potrdila, vabila ali druge spremne datoteke. Po želji pa je možna tudi integracija z vašim dokumentnim sistemom, kar pomeni, da so vsi dokumenti samodejno povezani z vašo digitalno arhivo in postopki. Na ta način so podatki centralizirani, dostopni in dosledno shranjeni.